Во-первых, необходимо понимать разницу между ведением журнала и архивированием.

• Ведение журнала — это возможность организации записывать все входящие и исходящие сообщения, включая сообщения электронной почты, для использования в стратегии хранения или архивирования электронной почты организации. Для соблюдения постоянно растущего количества регулятивных и нормативных требований многие организации должны хранить записи об обмене сообщениями, возникающем при выполнении сотрудниками ежедневных деловых задач.
  
  
• Архивирование представляет собой резервное копирование данных, удаление их из рабочей среды и хранение в другом месте для уменьшения нагрузки, связанной с хранением данных При этом ведение журнала Exchange можно применять как средство стратегии хранения или архивирования электронной почты.
  
  

Хотя ведение журнала может не оговариваться конкретным нормативным актом, для соблюдения условий нормативов может потребоваться ведение журнала в обязательном порядке. Например, корпоративные руководители в некоторых сферах финансовой деятельности отвечают за заявления, которые делают их сотрудники клиентам. Для проверки точности заявлений корпоративный руководитель может ввести правило, требующее, чтобы менеджеры регулярно знакомились с некоторой частью сообщений, которыми обмениваются сотрудники с клиентами во время взаимодействия. Каждый квартал менеджеры проверяют соответствие поведения каждого сотрудника существующим требованиям и дают ему оценку. После того как все менеджеры передают отчет со своими оценками руководителю предприятия, он сообщает обобщенные данные по компании ее правлению. В этом примере сообщения электронной почты могут быть одним из видов взаимодействия сотрудников с клиентами, которые должны контролироваться менеджерами, поэтому ведение журнала применяется для регистрации всех сообщений электронной почты, отправляемых сотрудниками, отвечающими за связи с клиентами. Под такие нормативы также могут попадать и другие способы взаимодействия с клиентами, такие как факсы и телефонные разговоры. Возможность регистрации в журнале всех типов данных на предприятии является важной функцией архитектуры информационной системы.

В следующем списке перечисляются некоторые из наиболее известных норм США и международных нормативов, определяющих требования, для реализации которых может использоваться технология ведения журналов.

• Акт Сарбейнс-Оксли от 2002 г. (SOX)
  
  
• Правило комиссии по бирже ценных бумаг 17a-4 (правило SEC 17 A-4)
  
  
• Национальная ассоциация дилеров по ценным бумагам 3010 и 3110 (NASD 3010 и 3110)
  
  
• Акт Грэмма-Лича-Блайли (Gramm-Leach-Bliley) (Акт финансовой модернизации)
  
  
• Акт 2001 года о защите конфиденциальности данных в финансовых учреждениях
  
  
• Акт 2003 года о защите конфиденциальности данных в финансовых учреждениях
  
  
• Акт 1996 года о передаче и защите данных учреждений здравоохранения (HIPAA)
  
  
• Акт 2001 года об объединении и усилении Америки за счет предоставления надлежащих средств, необходимых для предотвращения терроризма (Патриотический акт)
  
  
• Директива по защите данных Европейского союза
  
  
• Акт о защите личной информации в Японии
  
  

В начало

В качестве области действия правила ведения журнала можно указать следующих получателей: «Внутренние», «Внешние» или «Глобальные». Эти области действия описываются в следующем списке.

• Внутренние   Правила журнала с областью действия «Внутренние» обрабатывают сообщения, отправляемые и получаемые адресатами внутри организации Exchange.
  
  
• Внешние   Правила журнала с областью действия «Внешние» обрабатывают сообщения, отправляемые и получаемые адресатами за пределами организации Exchange.
  
  
• Глобальные   Правила журнала с областью действия «Глобальные» обрабатывают все сообщения, которые проходят через транспортные серверы-концентраторы. К ним также относятся сообщения, которые могут быть уже обработаны правилами журнала в областях действия «Внутренние» и «Внешние».
  
  

Реализовать правила ведения журнала можно, задав SMTP-адрес получателя, которого необходимо регистрировать в журнале. Получателем может быть почтовый ящик Exchange, группа рассылки или контакт. На этих получателей могут распространяться требования законодательств, или эти получатели могут быть вовлечены в судебное разбирательство, и сообщения электронной почты или другие средства взаимодействия могут собираться в качестве доказательств. Указывая конкретных получателей или определенные группы получателей, можно легко настроить среду ведения журнала, которая будет соответствовать рабочим процессам организации, требованиям законов и нормативов, а также позволит сократить издержки на хранение и другие затраты, связанные с хранением большого количества данных.

Все сообщения, отправляемые или принимаемые указанными в правиле получателями, для которых ведется журнал, регистрируются в журнале. Если в качестве получателя, для которого ведется журнал, указана группа рассылки, в журнале будут регистрироваться все сообщения, отправляемые и принимаемые участниками этой группы рассылки. Если получатель не будет указан, в журнале будут регистрироваться все сообщения, отправляемые получателям, соответствующим области действия правила журнала, и принимаемые от них.

Получатели журналов с включенной поддержкой единой системы обмена сообщениями

Во многих организациях, где реализовано ведение журнала, для объединения инфраструктуры электронной почты, голосовой почты и факсимильной связи также используется единая система обмена сообщениями. Однако иногда создание отчетов журнала для сообщений, созданных единой системой обмена сообщениями, не является необходимым. В таких случаях можно решить, будет ли сервер единой системы обмена сообщениями Exchange 2010 обрабатывать сообщения голосовой почты и сообщения уведомлений о пропущенных вызовах или пропускать такие сообщения. Если организации не требуется заносить в журнал такие сообщения, тогда, пропуская их, можно уменьшить объем места на диске, необходимый для хранения отчетов журнала. При включении или отключении ведения журнала сообщений голосовой почты и уведомлений о пропущенных звонках сделанное изменение применяется ко всем транспортным серверам-концентраторам в организации.

Примечание.
Сообщения, содержащие факсы, создаваемые сервером единой системы обмена сообщениями, всегда регистрируются в журнале, даже если настроить правило журнала, которое предписывает не регистрировать в журнале голосовую почту единой системы обмена сообщениями и уведомления о пропущенных вызовах.

Дополнительные сведения о включении и отключении сообщений голосовой почты и уведомлений о пропущенных вызовах см. в разделе Управление ведением журнала.

В начало

Почтовый ящик журналов используется для сбора отчетов журнала. Настройка почтового ящика службы ведения журнала зависит от требований политик, законов и нормативов, применяемых в организации. Можно указать один почтовый ящик журнала, в который будут собираться сообщения для всех правил журнала, настроенных в организации, либо использовать разные почтовые ящики для каждого правила журнала или набора правил.

Важно!

Почтовые ящики службы ведения журнала содержат очень важные сведения. Их необходимо обезопасить, поскольку в них собираются сообщения, отправляемые и принимаемые получателями в организации. Эти сообщения могут относиться к юридическим процессам или подпадать под нормативные требования. Различные законы требуют, чтобы сообщения были защищены от несанкционированного доступа до того, как они будут переданы в следственные органы. Рекомендуется создать политики, управляющие доступом к почтовым ящикам службы ведения журнала в организации, чтобы доступ предоставлялся только тем лицам, у которых имеется прямая необходимость в нем. Проконсультируйтесь с юристами, чтобы убедиться в том, что система ведения журнала соответствует всем законам и нормативам, действующим для организации.

Дополнительные сведения о настройке почтового ящика журнала см. в разделе Управление ведением журнала.

Дополнительные сведения о защите почтовых ящиков журнала см. в разделе Защита отчетов журнала.

В начало

При реализации ведения журнала в среде Exchange 2010 необходимо учитывать отчеты журнала и сообщения, защищенные службой управления правами на доступ к данным (IRM). Защищенные IRM сообщения влияют на возможности поиска и обнаружения систем архивации сторонних производителей, которые не оснащены встроенной поддержкой RMS (служба управления правами). Сервер Exchange 2010 позволяет настроить расшифровку отчетов журнала для сохранения копии сообщения в открытом тексте в журнале отчета. Дополнительные сведения см. в разделе Общие сведения о расшифровке отчета журнала.

В начало