Для изучения установки, настройки и обслуживания решения для управления записями сообщений рекомендуется настроить тестовую среду («песочницу»). Администраторы Exchange, хорошо знающие процедуры установки и настройки управления записями сообщений в тестовой среде, смогут консультировать других сотрудников организации по вопросам технических требований к успешному решению.

В начале внедрения решения для управления записями сообщений также рекомендуется назначить группу для создания и обновления политики управления записями сообщений в организации. В группу, занимающуюся созданием и рассмотрением политик, стоит включить специалистов по следующим вопросам:

• управление записями сообщений;
  
  
• правовые вопросы;
  
  
• кадры;
  
  
• обучение;
  
  
• управление (высшее звено);
  
  
• управление информационными технологиями;
  
  
• консультирование.
  
  

Задача группы — создать такую политику управления записями сообщений, которая будет достаточно широкой, чтобы удовлетворять всем нынешним и будущим требованиям компании, но при этом будет достаточно четкой и продуманной, чтобы администраторы Exchange смогли внедрить ее в качестве решения для управления записями сообщений. Разработка такой политики может занять длительное время, поскольку каждый член группы будет просматривать работу коллег и вносить свои предложения. Необходимо найти золотую середину с точки зрения соблюдения требований законодательства, расходования бюджета, сложности, учесть административные и кадровые вопросы, чтобы разработать политику, на основе которой можно создать рабочую систему управления записями сообщений.

Группа должна рассмотреть следующие вопросы (особенно это касается организаций с развитой культурой связи по электронной почте):

• проблему пользователей и возможное сопротивление решению для управления записями сообщений;
  
  
• отслеживание и применение политик организации в сфере обмена сообщениями.
  
  

Чтобы сообщениями можно было управлять, помощник для управляемых папок должен иметь к ним доступ. Это значит, что для эффективного управления записями сообщений нужно хранить сообщения на сервере Exchange. Из этого вытекают следующие два обстоятельства:

• нередко необходимо увеличить размер почтовых ящиков пользователей, чтобы они могли вмещать больше элементов;
  
  
• следует ограничить или отменить доступ к файлам личных папок (PST) на компьютерах пользователей.
  
  

Увеличение размера почтового ящика

Ограничение доступа к PST-файлам

Пилотная реализация позволит точно настроить решение по управлению записями сообщений и узнать мнения пользователей, прежде чем развертывать решение в организации. К примеру, можно обнаружить, что шести месяцев хранения сообщений в папке «Входящие» пользователям недостаточно и что лучше хранить сообщения в течение года. Кроме того, может выясниться, что для расширенного ведения журнала требуется обновить решение архивации.

При создании группы пилотной программы для управления записями сообщений первыми в нее рекомендуется включить членов группы планирования решения. Дополнительно в нее можно набрать сотрудников ИТ-отдела и заинтересованных руководителей. Когда пилотная программа стабилизируется, можно будет добавить в группу других сотрудников организации. С нежеланием использовать управляемый обмен сообщениями можно бороться разными способами: пообещать увеличить почтовый ящик, настроить автоматическое управление электронной почтой (включая автоматическое удаление каждодневных уведомлений и сообщений, которые можно помещать в папку кратковременного хранения), предоставлять обучение и ответы на все возникающие вопросы.

Вводите решение для управления записями сообщений постепенно, чтобы дать пользователям время изменить некоторые привычные рабочие процедуры. Ниже изложен возможный план действий.

1. Запустите пилотную программу, чтобы протестировать и уточнить решение.
   
   
2. Привлеките дополнительных пользователей к тестированию (в качестве мотивирующего фактора можно увеличить их почтовые ящики).
   
   
3. Когда вы будете готовы развернуть решение в организации, начните с обучения работе с решением и ознакомления с политиками обмена сообщениями.
   
   
4. Увеличьте почтовые ящики пользователей.
   
   
5. Добавьте в почтовые ящики пользователей управляемые папки, но не включайте ограничения срока хранения. Предложите пользователям поближе познакомиться с управлением записями сообщений или рассортировать содержимое почтовых ящиков по управляемым папкам в соответствии с собственными потребностями и с политикой организации относительно хранения сообщений.
   
   
6. Через три недели после предоставления пользователям управляемых папок введите решение в действие и сделайте PST-файлы доступными только для чтения.
   
   
7. Будьте готовы предоставить пользователям качественную поддержку на первых этапах внедрения решения для управления запоями сообщений. (Если провести обучение заранее, вопросов и проблем будет меньше.)
   
   
8. Отслеживайте работу системы.
   
   
9. Проверяйте соблюдение требований пользователями.
   
   

Необходимо адаптировать систему Exchange для управления записями сообщений. Когда помощник для управляемых папок выполняется впервые, он обычно обрабатывает большое количество элементов. Для сервера почтовых ящиков и сети этот процесс может оказаться очень ресурсоемким. Он также может привести к тому, что для клиентов Outlook процесс синхронизации почтовых ящиков с сервером может занять много времени и потребовать значительных ресурсов сети. Во избежание перегрузки ресурсов нужно внимательно спланировать развертывание решения. Запуск помощника в периоды минимальной загрузки сервера и постепенное добавление пользователей поможет смягчить переход.

Сотрудники относятся к электронной почте как к чему-то личному, даже если это деловая переписка. Резкая смена политики организации в сфере обмена сообщениями может вызывать раздражение или замешательство, особенно если новые политики касаются автоматического удаления сообщений. Необходимость менять выработанные за долгие годы привычки (хранение сообщений в папке «Входящие», сохранение всех элементов в PST-файлах) может существенно помешать работе некоторых сотрудников. Чтобы свести к минимуму всего эти негативные моменты при развертывании решения для управления записями сообщений, обратите внимание на указанные ниже рекомендации.

Поэтапное развертывание

Не вводите решение сразу — внедряйте его постепенно.

Обучение

Обучение пользователей поможет заранее решить некоторые проблемы и избавит от лишних сложностей при внедрении решения. Вот несколько тем обучающих семинаров, на которые следует обратить внимание:

• введение в политику организации в области обмена сообщениями;
  
  
• обоснование необходимости управления записями сообщений в современной организации, обзор возможных правовых последствий отсутствия такого управления, которые могут быть связаны с дополнительными затратами и увольнением сотрудников;
  
  
• преимущества автоматического удаления электронной почты: экономия времени, избавление от старых писем, которые копятся изо дня в день;
  
  
• увеличение почтовых ящиков (обеспечение дополнительного места для хранения сообщений);
  
  
• улучшение мобильного доступа к данным при хранении сообщений на сервере;
  
  
• неизбежные изменения рабочих процедур (например, невозможность добавлять сообщения в PST-файлы) и необходимость обратить дополнительное внимание на классификацию и обработку сообщений;
  
  
• экономия ресурсов ИТ организации благодаря управлению записями сообщений.
  
  

Предварительное уведомление

Заранее предупредите пользователей об изменениях. Укажите конкретные данные внедрения управления записями сообщений и напоминайте пользователям о предстоящих изменениях.

Поддержка пользователей

Хорошая поддержка пользователей на начальных этапах внедрения решения может упростить переход. Вопросы, возникающие на этапе развертывания, обычно не носят чисто технический характер. Чаще всего пользователям требуются инструкции о дальнейших действиях. Для помощи сотрудникам можно создать группу, которая будет отвечать на подобные вопросы.

Ниже перечислены способы, которые пользователи могут применять для уклонения от соблюдения политик управления записями сообщений.

• Сохранение сообщений в PST-файлы (если они не отключены групповой политикой).
  
  
• Пересылка сообщений (например, на учетную запись Microsoft Hotmail).
  
  
• Сохранение сообщений на компьютере в виде файлов.
  
  
• Отправка сообщений в Microsoft OneNote (через Outlook 2007).
  
  
• Печать сообщений.
  
  
• Помещение всех папок почтового ящика в управляемую папку с самым большим сроком хранения.
  
  

Для обеспечения соответствия требований может быть полезно проводить обучение пользователей политикам обмена сообщений. Тем не менее для того чтобы гарантировать эффективность решения для управления записями сообщений, может потребоваться наблюдение. Применение политик обмена сообщениями, скорее всего, потребует вмешательства со стороны высшего руководства компании.

Получение данных о соблюдении пользователями требований при помощи командлета Get-MailboxFolderStatistics

Для вывода сведений о папках в указанных почтовых ящиках можно использовать командлет Get-MailboxFolderStatistics командной консоли Exchange. К таким сведениям кроме прочего относятся данные о числе и размере элементов в папках, именах папок и идентификаторах. Этот метод можно с успехом использовать для наблюдения за соблюдением пользователями политик обмена сообщениями (например, для определения того, что пользователь перемещает все элементы почтового ящика в папки с максимальным сроком хранения).

В примере ниже командлет Get-MailboxFolderStatistics используется для контроля распределения содержимого в управляемых папках пользователя с именем Джон Пиплз.

	Копировать код
Get-MailboxFolderStatistics -Identity jpeoples -FolderScope ManagedCustomFolder | Format-List

• Параметр -FolderScope можно использовать для уменьшения объема возвращаемой информации. В этом примере запрашивается только статистика по содержимому управляемых папок Джона.
  
  
• Выходные данные этой команды передаются по конвейеру команде Format-List — это позволяет получить больше данных в удобном формате, чем при использовании одной команды Get-MailboxFolderStatistics.
  
  

Дополнительные сведения о командлете Get-MailboxFolderStatistics см. в разделе Get-MailboxFolderStatistics.

Командлет Export-Mailbox в командной консоли Exchange упрощает выполнение предписаний о предоставлении документов, когда речь идет об электронной почте: он позволяет копировать содержимое того или иного почтового ящика в папку в другом почтовом ящике. Например, для копирования содержимого из почтового ящика Джона Пиплза в папку в специально созданном почтовом ящике с именем DiscoveryOrderMailboxes можно использовать следующую команду:

	Копировать код
Export-Mailbox jpeoples -TargetMailbox DiscoveryOrderMailboxes -TargetFolder mailbox_jpeoples

• В параметре -TargetMailbox указывается почтовый ящик, в который нужно копировать содержимое почтового ящика Джона.
  
  
• В параметре -TargetFolder указывается папка в целевом почтовом ящике, в которую нужно копировать содержимое почтового ящика Джона.
  
  

Дополнительные сведения см. в разделе Export-Mailbox.

В организации Джона можно создать веб-узел, на котором он сможет добавлять другие управляемые папки в свой почтовый ящик. Такая возможность самостоятельного управления может упростить работу пользователей и в то же время сократить нагрузку на администраторов. Дополнительные сведения о добавлении веб-узла для администрирования управляемых папок пользователями см. в статье Пример системы выбора управляемых папок (на английском языке).