С помощью Exchange 2007 пользователи участвуют в процессе управления записями сообщений, классифицируя свои собственные сообщения и сортируя их в специальные папки почтового ящика, которые называются управляемыми папками. Этот процесс сортировки обеспечивает классификацию сообщений в соответствии с требованиями пользователей и организации и помогает избежать неправильной обработки сообщений, которая может произойти при применении полностью автоматизированного решения для управления записями сообщений.

Управляемые папки аналогичны другим папкам в почтовых ящиках пользователей за исключением того, что их невозможно переместить, переименовать и (в большинстве случаев) удалить. Пользователи могут хранить элементы, помещая их в управляемую папку, которая соответствует типу содержимого. Сообщения можно также отсортировать в соответствующей папке, используя правила.

Управляемые папки могут добавляться в почтовые ящики пользователей администраторами (с помощью консоли управления Exchange или командной консоли Exchange). Если в организации для этих целей создан узел веб-служб, пользователи могут добавлять и удалять управляемые папки для своих почтовых ящиков на этом веб-узле. Дополнительные сведения об использовании веб-служб с Exchange 2007 см. в статье Веб-службы (на английском языке).

Для управляемых папок пользователей Microsoft Office Outlook 2007 можно установить максимально допустимый размер. Кроме того, для таких папок может выводиться описание политики управления сообщениями, которая применима к ним. Управляемые папки с ограничениями размера и описаниями нельзя назначать почтовым ящикам, доступ к которым осуществляется с помощью предыдущих версий Outlook.

Политики управления записями сообщений могут применяться для каждой отдельной папки или в соответствии с типом содержимого, что дает администраторам широкие возможности контроля над процессом управления.

Сведения о создании управляемых настраиваемых папок см. в разделе Инструкции по созданию управляемой папки.

Политики почтовых ящиков управляемых папок позволяют обрабатывать устаревшее содержимое и удалять его из почтовых ящиков пользователей. Эти политики настраиваются на основе возраста содержимого или типа сообщений (такого как голосовая почта или встречи) и могут применяться к любым папкам в почтовых ящиках пользователей.

При применении политик управления записями сообщений могут выполняться следующие действия:

• окончательное удаление содержимого или такое удаление содержимого, при котором его можно восстановить с помощью команды Восстановить удаленные элементы в Outlook 2007;
  
  
• перемещение содержимого в управляемую папку, для которой настроен просмотр содержимого пользователем перед его удалением (данная возможность позволяет просматривать элементы перед их окончательным удалением);
  
  
• пометка сообщений как просроченных в почтовом ящике пользователя Outlook 2007 с выводом запроса на выполнение требуемого действия.
  
  

Дополнительные сведения об обработке устаревших сообщений см. в разделе Создание параметров управляемого содержимого.

Любое нужное содержимое можно сохранить, создав политику почтовых ящиков управляемых папок, в соответствии с которой выполняется копирование (запись в журнал) содержимого в другое место. Это может быть любое местоположение с SMTP-адресом электронной почты, в том числе другой почтовый ящик Exchange. Данные, которые отправляются в такой репозиторий, помечаются меткой для сохранения сведений о классификации.

Параметры хранения настраиваются на уровне папок и в соответствии с типом сообщений (таким как голосовая почта или встречи).

Дополнительные сведения о настройке параметров хранения см. в разделе Создание параметров управляемого содержимого.