Применимо к: Exchange Server 2010 SP1
Последнее изменение раздела: 2011-04-18
Личные архивы помогают восстановить контроль над данными системы обмена сообщениями в организации путем исключения потребности в личных хранилищах (PST) и предоставления пользователям возможности хранить сообщения в архивных почтовых ящиках, доступных в приложениях Microsoft Outlook 2010 и Microsoft Office Outlook Web App.
Необходимы сведения о задачах управления, связанных с личными архивами? См. раздел Управление личным архивом.
Содержание
Файлы данных системы обмена сообщениями и PST-файлы
Клиентский доступ к архивным почтовым ящикам
Перемещение сообщений в архивный почтовый ящик
Личные архивы и иные функции Exchange
Управление архивными почтовыми ящиками
Файлы данных системы обмена
сообщениями и PST-файлы
В приложении Outlook PST-файлы используются для локального хранения данных на компьютерах пользователей или в сетевых папках. В отличие от файлов автономных хранилищ (OST), используемых в приложении Outlook в режиме кэширования Exchange для хранения копии почтового ящика для автономного доступа, PST-файлы не синхронизируются с почтовым ящиком пользователя Exchange. Если пользователь переместит сообщения в PST-файл, эти сообщения будут удалены из почтового ящика.
Использование PST-файлов для управления данными системы обмена сообщениями может привести к следующим неполадкам:
- Неуправляемые файлы Как правило,
PST-файлы создаются пользователями и хранятся на их компьютерах или
в сетевых папках. Они не управляются данной организацией.
Пользователь может создать несколько PST-файлов, содержащих
одинаковые или различные сообщения, и хранить их в разных
расположениях без организационного контроля.
- Увеличение затрат на
обнаружение Судебные процессы и ряд
нормативных или бизнес-требований иногда приводят к запросам на
обнаружение. Обнаружение данных системы обмена сообщениями в
PST-файлах на компьютерах пользователей может быть трудоемким
процессом. Так как отслеживание неуправляемых PST-файлов может быть
затруднительным, данные в таких файлах во многих случаях могут не
обнаруживаться. Потенциально это может подвергать организацию
определенным юридическим и финансовым рискам.
- Невозможность применять политики хранения
сообщений Такие политики невозможно применять
к сообщениям, расположенным в PST-файлах. В результате, в
зависимости от ситуации в бизнесе или применимых нормативов, работа
организации может стать несогласованной.
- Риск кражи данных Данные системы обмена
сообщениями, которые хранятся в PST-файлах, уязвимы для кражи.
Например, PST-файлы часто хранятся на портативных устройствах,
таких как ноутбуки, съемные жесткие диски и портативные носители,
например USB-накопители, диски CD и DVD.
- Фрагментированное представление данных в системе обмена
сообщениями Пользователи, которые хранят
информацию в PST-файлах, не получают унифицированного представления
своих данных. Сообщения, которые хранятся в PST-файлах, как
правило, хранятся на том компьютере, на котором хранятся сами эти
файлы. Таким образом, если пользователи получают доступ к почтовым
ящикам с помощью приложения Outlook Web App или Outlook на другом
компьютере, хранящиеся в PST-файлах сообщения недоступны.
Личные архивы
В Microsoft Exchange Server 2010 личные архивы предоставляют пользователям альтернативное место хранения для журналов обмена сообщениями. Личный архив — это дополнительный почтовый ящик (называемый архивным почтовым ящиком), активированный для пользователя почтового ящика. Пользователи приложений Outlook 2010, Outlook 2007 и Outlook Web App имеют непрерывный доступ к своим архивным почтовым ящикам. С помощью одного из этих клиентских приложений пользователи могут просматривать архивные почтовые ящики и перемещать или копировать сообщения между основным почтовым ящиком и архивом. Личные архивы позволяют пользователям использовать согласованное представление их данных в системе обмена сообщениями и устраняют необходимость управления PST-файлами. Это хорошо защищает организацию от определенных рисков, описанных в предыдущем разделе.
В системе Exchange 2010 с пакетом обновления 1 (SP1) можно установить личный архив пользователя в той же базе данных почтовых ящиков, что и основной почтовый ящик пользователя, в другой базе данных почтовых ящиков на том же сервере почтовых ящиков или в базе данных почтовых ящиков на другом сервере почтовых ящиков на том же сайте Служба каталогов Active Directory. Это обеспечивает гибкость при использовании уровневой архитектуры хранилища и хранении архивных почтовых ящиков в другой подсистеме хранения, например во вторичном хранилище данных. В нелокальных развертываниях Exchange 2010 можно также подготовить облачный архив для почтовых ящиков, размещенных на локальных серверах почтовых ящиков.
Клиентский доступ к архивным
почтовым ящикам
В следующей таблице приведены клиентские приложения, которые могут использоваться для доступа к архивным почтовым ящикам.
Клиентский доступ к архивным почтовым ящикам
| Клиент | Доступ к архивным почтовым ящикам | ||
|---|---|---|---|
|
Outlook 2010, Outlook 2007 и Outlook Web App. |
Да. Пользователи приложений Outlook 2010, Outlook 2007 и Outlook Web App могут копировать или перемещать элементы из основного почтового ящика в архивный почтовый ящик и могут также использовать политики хранения для перемещения элементов в архив.
|
||
|
Outlook 2003 и клиенты более ранних версий |
Нет. |
||
|
Microsoft Exchange ActiveSync |
Нет. |
Приложение Outlook не создает локальную копию архивного почтового ящика на компьютере пользователя, даже если он настроен на использование режима кэширования Exchange. Пользователи могут получить доступ к архивному почтовому ящику только в оперативном режиме.
Делегированный доступ
Делегирование доступа происходит тогда, когда пользователю или группе пользователей предоставляется доступ к почтовому ящику другого пользователя. Существует несколько сценариев для предоставления делегированного доступа, в том числе:
- Предоставление одному или нескольким пользователям доступа к
почтовому ящику, который больше не используется организацией. В
этом случае в число пользователей, которым может быть предоставлен
делегированный доступ, входят начальник бывшего пользователя или
иной пользователь, приступающий к обязанностям бывшего
пользователя.
- Предоставление одному или нескольким пользователям доступа к
общему почтовому ящику.
- Предоставление ассистентам руководителей доступа к почтовым
ящикам их руководителей.
В системе Exchange 2010 с пакетом обновления 1 (SP1) при назначении разрешений на полный доступ к ящику делегат, которому назначаются разрешения, может также получать доступ к личному архиву пользователя. Делегаты должны использовать приложение Outlook для доступа к почтовому ящику и должны подключаться к серверу клиентского доступа Exchange 2010 с пакетом обновления 1 (SP1) в целях автообнаружения. Автообнаружение — это служба Exchange 2010, предоставляющая параметры конфигурации для автоматической настройки клиентов Outlook. Если делегат использует приложение Outlook для доступа к почтовому ящику Exchange 2010 с пакетом обновления 1 (SP1), то как основной почтовый ящик, так и личный архив, к которому они имеют доступ, просматриваются в этом приложении. Дополнительные сведения о назначении разрешений на полный доступ см. в разделе Управление разрешениями «Полный доступ».
Перемещение сообщений в архивный
почтовый ящик
Существует несколько способов перемещать сообщения в архивные почтовые ящики.
- Перемещение или копирование сообщений
вручную Пользователи почтовых ящиков могут
вручную перемещать или копировать сообщения из основного почтового
ящика или PST-файла в архивный почтовый ящик. Архивный почтовый
ящик представляется в виде другого почтового ящика или PST-файла в
приложениях Outlook и Outlook Web App.
- Перемещение или копирование сообщений с помощью правил для
папки входящих сообщений Пользователи почтовых
ящиков могут создавать правила для папки «Входящие» в приложении
Outlook или Outlook Web App для автоматического перемещения
сообщений в папку в архивном почтовом ящике. Дополнительные
сведения см. в разделе Дополнительные сведения о правилах для папки
«Входящие».
- Перемещение сообщений с помощью политик
хранения Можно использовать политики хранения
для автоматического перемещения сообщений в архив. Пользователи
также могут применять личные теги для перемещения сообщений в
архив. Дополнительные сведения об архиве и политиках хранения см. в
разделе Политики архивации и
хранения далее в этой главе.
Примечание.Личные теги доступны только в приложениях Outlook 2010 и Outlook Web App. - Импорт сообщений из PST-файлов В
системе Exchange 2010 с пакетом обновления 1 (SP1) можно
использовать запрос на импорт почтового ящика для импорта сообщений
из PST-файла в архивный или основной почтовый ящик пользователя.
Дополнительные сведения см. в разделе Общие сведения об
импорте и экспорте данных почтовых ящиков. Средства для
обнаружения PST-файлов в пределах организации можно получить у
партнеров корпорации Майкрософт. Список партнеров корпорации
Майкрософт по архивации см. в разделе «Партнеры по архивации и
соблюдению норм и требований» в разделе Независимые поставщики программных продуктов.
Политики архивации и хранения
В системе Exchange 2010 можно применять политики архивации к почтовым ящикам для автоматического перемещения сообщений из основного ящика пользователя в архивный по прошествии указанного периода. Политики архивации реализованы путем создания тегов хранения, которые задают действие Переместить в архив.
Сообщения перемещаются в папку в архивном почтовом ящике, имеющую имя исходной папки в основном почтовом ящике пользователя. Если в архивном почтовом ящике папка с тем же именем не существует, она создается, когда помощник для управляемых папок перемещает сообщение. Благодаря воссозданию той же иерархии папок в архивном почтовом ящике пользователи легко могут находить сообщения.
Дополнительные сведения о политиках хранения, тегах хранения и действии хранения Переместить в архив см. в разделе Общие сведения о тегах и политиках хранения.
 Важно! |
|---|
| Невозможно применить политику почтовых ящиков управляемых папок к почтовым ящикам, для которых имеется личный архив. По отношению к параметрам управляемого содержимого, созданным для управляемых папок, не может использоваться действие Переместить в архив. Дополнительные сведения об управляемых папках см. в разделе Общие сведения об управляемых папках. |
Политика архивации и хранения по умолчанию
Программа установки Exchange создает политику архивации и хранения по умолчанию Политика архивации и хранения по умолчанию. Эта политика содержит теги хранения, которые оказывают действие Переместить в архив, как показано в следующей таблице.
Политика архивации и хранения по умолчанию
| Имя тега хранения | Тип тега | Описание |
|---|---|---|
|
Перемещать в архив по умолчанию через 2 года |
По умолчанию |
Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через 2 года. Применяется к тем элементам во всем почтовом ящике, к которым не был применен тег хранения, явный или унаследованный от папки. |
|
Перемещать в архив личные через 1 год |
Личные |
Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через один год. |
|
Перемещать в архив личные через 5 лет |
Личный |
Сообщения автоматически перемещаются в архивный почтовый ящик через пять лет. |
|
Никогда не перемещать личные в архив |
Личный |
Сообщения никогда не перемещаются в архивный почтовый ящик. |
|
Элементы для восстановления — перемещение в архив через 14 дней |
Личный |
Сообщения перемещаются из папки «Элементы для восстановления» основного почтового ящика пользователя в папку «Элементы для восстановления» архивного почтового ящика. Пользователи, которые пытаются восстановить удаленные элементы в архиве, должны воспользоваться функцией восстановления удаленных элементов в архивном почтовом ящике. |
Если активирован личный архив для пользователя почтового ящика, а почтовому ящику еще не назначена политика хранения, автоматически назначается политика хранения и архивации по умолчанию. После того как помощник для управляемых папок обработает почтовый ящик, эти теги становятся доступными для пользователя, который затем может разметить с их помощью папки или сообщения для перемещения в архивный почтовый ящик. По умолчанию сообщения электронной почты из всего почтового ящика перемещаются через два года.
Перед предоставлением архивных почтовых ящиков пользователям рекомендуется информировать их о политиках архивации, применяемых к их почтовым ящикам, и предоставить последующее обучение или документацию для удовлетворения их потребностей. В эту документацию должны входить следующие сведения:
- Доступные функции в архиве, архиве по умолчанию, а также
политики хранения.
- Информация о том, когда сообщения могут быть автоматически
перемещены в архив.
- Информация об иерархии папок, созданных в архивном почтовом
ящике.
- Применение личных тегов (отображаются в меню Архивная
политика в приложениях Outlook и Outlook Web App).
| Примечание. |
|---|
| При применении политики хранения к пользователям, имеющим архивные почтовые ящики, политика архивации и хранения по умолчанию заменяется на политику хранения. Можно создать один или несколько тегов хранения с помощью действия Переместить в архив, а затем связать эти теги с политикой хранения. Кроме того, можно добавлять теги по умолчанию Переместить в архив, созданные программой установки и связанные с политикой архивации и хранения по умолчанию, в любые создаваемые политики хранения. |
В версии Exchange 2010 с пакетом обновления 1 (SP1) политика архивации и хранения по умолчанию содержит дополнительные теги хранения с действием Удалить и разрешить восстановление. Дополнительные сведения см. в разделе Общие сведения о тегах и политиках хранения.
Сведения о соответствии нормативным требованиям и архивации в приложении Outlook 2010 см. в разделе План соответствия требованиям и архивации в приложении Outlook 2010.
Квоты архивов
Архивные почтовые ящики были разработаны для хранения журнальных данных пользователей системы обмена сообщениями за пределами их основных почтовых ящиков. Часто пользователи используют PST-файлы в связи с низкими квотами на хранение в почтовых ящиках и ограничениями, налагаемыми при превышении этих квот. Например, пользователям может быть запрещено отправлять сообщения в тех случаях, когда размер их почтовых ящиков превышает квоту запрета отправки. Аналогично, пользователям может быть запрещено отправлять и получать сообщения в тех случаях, когда размер их почтовых ящиков превышает квоту запрета отправки и получения.
Чтобы устранить необходимость в использовании PST-файлов, можно установить для архивного почтового ящика предельные размеры хранилища, которые удовлетворяют требованиям пользователя. Тем не менее, может по-прежнему требоваться сохранять некоторый контроль над квотами хранилища и ростом архивных почтовых ящиков для отслеживания затрат и расширения.
Для улучшения контроля можно настроить архивные почтовые ящики с помощью квоты предупреждения архива и квоты архива. Если архивный почтовый ящик превышает указанную квоту выдачи предупреждений для архива, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения. Когда архивный почтовый ящик превышает указанную квоту архива, то сообщения больше не перемещаются в архив, событие предупреждения регистрируется в журнале событий приложения, а в почтовый ящик пользователя отправляется сообщение квоты. По умолчанию в системе Exchange 2010 с пакетом обновления 1 (SP1) квота выдачи предупреждений для архива установлена на 45 гигабайт (ГБ), а квота архива установлена на 50 ГБ. В окончательной первоначальной версии Exchange 2010 (RTM) обе квоты установлены на Не ограничено.
В следующей таблице приведены зарегистрированные события и сообщения с предупреждениями, отправляемые в случае достижения квоты выдачи предупреждений для архива и квоты архива.
Оповещения квоты архива
| Квота | Код события | Тип | Источник | Категория | Сообщение |
|---|---|---|---|---|---|
|
Квота выдачи предупреждений для архива |
10022 |
Предупреждение |
MSExchangeMailboxAssistants |
Помощник для управляемых папок |
Архивный почтовый ящик '<Отображаемое имя>:<GUID>:<База данных почтовых ящиков>:<Имя FQDN сервера>' превысил квоту выдачи предупреждений для архива '<Квота выдачи предупреждений для архива>". Размер архивного почтового ящика составляет '<Размер>' байт. |
|
Квота архива |
8538 |
Предупреждение |
MSExchangeIS |
Общие |
Архивный почтовый ящик для <Устаревшее различающееся имя> превысил максимальный размер архивного почтового ящика. Копировать или перемещать элементы в архивный почтовый ящик невозможно. Все действия хранения, которые перемещают элементы в архивный почтовый ящик, не будут выполнены, а основной почтовый ящик может содержать элементы с просроченными тегами хранения, пока архивный почтовый ящик находится в пределах ограничений максимального размера. Необходимо уведомить владельца почтового ящика о состоянии архивного почтового ящика. |
Дополнительные сведения о настройке квот архивов см. в разделе Настройка квот личного архива для почтового ящика.
Личные архивы и иные функции
Exchange
В этом разделе объясняется принцип действия личных архивов и различных функций Exchange:
- Поиск Exchange Возможность выполнять
быстрый поиск сообщений становится еще важнее, когда речь идет об
архивных почтовых ящиках. Для поиска Exchange не существует
различий между основным и архивным почтовым ящиком. Содержимое в
обоих почтовых ящиках индексируется. Поскольку архивный почтовый
ящик не кэширован на компьютере пользователя (даже при
использовании приложения Outlook в режиме кэширования Exchange),
результаты поиска для архива всегда предоставляются функцией поиска
Exchange. При выполнении поиска во всем почтовом ящике в приложении
Outlook 2010 или Outlook Web App в результаты поиска включаются
основной и архивный почтовый ящик пользователя.
Дополнительные сведения о службе поиска Exchange см. в разделе Общие сведения о подсистеме поиска Exchange.
- Поиск в нескольких почтовых
ящиках Когда диспетчер обнаружения использует
поиск в нескольких почтовых ящиках для выполнения поиска на
обнаружение, поиск выполняется также в архивных ящиках
пользователей. Нет возможности исключить архивные почтовые ящики
при создании поиска на обнаружение из панели управления Exchange
(ECP). При использовании командной консоли Exchange для создания
поиска на обнаружение можно исключить архив с помощью параметра
DoNotIncludeArchive. Дополнительные сведения см. в разделе
New-MailboxSearch.
Дополнительные сведения о поиске в нескольких почтовых ящиках см. в разделе Общие сведения о поиске по нескольким почтовым ящикам.Примечание.Использовать функцию поиска в нескольких почтовых ящиках для поиска в отключенном почтовом ящике невозможно.
- Судебное удержание Когда к почтовому
ящику применяется судебное удержание, оно применяется как к
основному, так и архивному почтовому ящику. Дополнительные сведения
о судебном удержании см. в разделе Общие сведения о
хранении юридической информации.
- Папка элементов для
восстановления Архивный почтовый ящик содержит
собственную папку «Элементы для восстановления», и к нему
применяются те же квоты папки таких элементов, что и к основному
почтовому ящику. Дополнительные сведения об элементах для
восстановления см. в разделе Общие сведения об
элементах для восстановления.
Управление архивными почтовыми
ящиками
В системе Exchange 2010 создание архивных почтовых ящиков и управление ими объединено с общими задачами управления почтовыми ящиками, например следующими:
- Создание архивного почтового
ящика Возможно создание архивного почтового
ящика при создании обычного ящика или активация архивного почтового
ящика для существующего ящика. Дополнительные сведения см. в
разделах Включение личного архива
для нового почтового ящика и Включение личного архива
для существующего почтового ящика.
- Перемещение архивного почтового
ящика Можно переместить архивный почтовый ящик
пользователя в другую базу данных почтовых ящиков на том же сервере
почтовых ящиков или на другом сервере. В версии Exchange 2010 с
пакетом обновления 1 (SP1) можно перемещать архивный ящик
пользователя независимо от основного почтового ящика. В
окончательной первоначальной версии (RTM) Exchange 2010 архивный
ящик пользователя находится на том же сервере почтовых ящиков, что
и основной почтовый ящик. Для перемещения архивного почтового ящика
пользователя необходимо создать запрос на перемещение почтового
ящика. Дополнительные сведения см. в разделе Создание локального
запроса на перемещение.
- Отключение архивного почтового
ящика Может потребоваться отключить архивный
почтовый ящик пользователя для устранения неполадок или при
перемещении основного почтового ящика в версию Exchange, не
поддерживающую личные архивы. Отключение архива аналогично
отключению основного почтового ящика. Дополнительные сведения см. в
разделе Отключение личного
архива для почтового ящика. Отключенный архивный почтовый ящик
остается в базе данных почтовых ящиков, пока не будет достигнут
период хранения удаленных почтовых ящиков для этой базы данных. В
течение этого периода можно повторно подключить архив к
пользователю почтового ящика. Когда будет достигнут период хранения
удаленных почтовых ящиков, отключенный архивный почтовый ящик
удаляется из базы данных почтовых ящиков.
- Получение статистики почтовых ящиков и
папок Можно получить статистику почтового
ящика и папок для архивного почтового ящика пользователя с помощью
параметра Archive и командлетов Get-MailboxStatistics
и Get-MailboxFolderStatistics.